Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Zaman kavramı bir iş yapılırken geçen ya da geçmekte olan süreye verilen her gün hatta her an hayatımızda var olan bir kavramdır. Çoğu insan belirli bir zaman içerisinde pek çok işi birden yapmak zorundadır. Bu durumda kişinin daha düzenli hareket edebilmesi adına zamanını iyi kullanması gerekmektedir. Burada belirli bir süre içerisinde istenilen performansın gösterilmemesi durumunda kişileri zaman yönetimi yapmaya mecbur kılmıştır. Zaman yönetimi yapıldığı takdirde daha verimli çalışmak kişi için mümkün hale gelmektedir. Daha az stres yaşayarak verimli bir çalışma sürdürülmesi mümkündür. Aynı zamanda zaman yönetimiyle birlikte kişi zamanın önemini de daha iyi anlar hale gelmektedir. Bu yönetim anlayışıyla birlikte kişiye verimli ve kaliteli bir yaşam imkanı da sunulmaktadır.
Ortaya ilk çıkışı Danimarka olarak bilinen zaman yönetimi yoğun iş temposu içerisinde olan kişilerin zamanlarını daha verimli geçirmeleri için düzenlenmiş bir kişisel gelişim aracıdır. Yani kişinin bir gün içerisinde geçirdiği zamanı kontrol etmesi ve planlaması olarak değerlendirilebilir. Zaman yönetimi yaparak zamanı etkin bir biçimde kullanmanın pek çok nedeni bulunmaktadır. Bunlar arasında verimsizliği gidermek, belirlenen hedeflere ulaşmak, kariyer gelişimi sağlamak ve işleri geciktirmeden istendiği gibi yerine getirmek yer almaktadır.
Zaman yönetimi nasıl yapılır sorusuna cevap verebilmek için öncelikle işleriniz için tamamlanabilir hedefler belirlenmelidir. Belirlenen her iş için tahmini bir zamanlama yapılmalıdır. Gerekli olmayan işler ertelenmeli, gerekli olan tüm işler ise zamanında tamamlanmalıdır. Gün öncesinde plan yapmak da zaman yönetimi için oldukça önemli bir faktördür.
Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
Zaman yönetiminin çeşitli teknikleri bulunmaktadır. Belirtilen zaman yönetimi tekniklerinden işlerinize ve zamanınıza en uygun olan tekniğin belirlenmesiyle yapılabilir. Öncelikle zamanınızı yönetmek istiyorsanız dikkat dağınıklığından kaçınmanız gerekmektedir. Günümüzde reklamlar, e-mailler, mesajlar, televizyon ya da telefon gibi bireyin dikkatini dağıtacak pek çok faktör bulunmaktadır. Her şeyden önce dikkat dağıtan ögelerden oldukça uzak kalınması gerekmektedir.
Eisenhower Matrisi
Dikkat dağıtan ögelerden uzaklaştıktan sonra gün içerisinde yapmanı gereken işlerin listesini hazırlayabilirsiniz. Bu liste yapıldıktan sonra önceliklerinizin ne olduğunu belirlemeniz gerekmektedir. Öncelikler belirlenirken karmaşık olan işleri ilk sıraya koymak her zaman verimliliği arttırmaktadır, daha sonrasında kolay olan işler yapılmaktadır. Ayrıca işlerinizin önceliğini belirlerken;
- Acil ve önemli
- Acil ve önemli değil
- Acil değil ve önemli
- Önemli değil
şeklinde 4 farklı gruba ayırmanız zaman yönetiminde size kolaylık sağlayacaktır. Bu zaman yönetimi tekniğine Eisenhower Matrisi denilmektedir. Hemen yapmanız gereken işleri acil ve önemli kısmına, çok önemli olmayan fakat oldukça acil olan işlerinizi acil ve önemli değil kategorisine koymalısınız. Hemen yapılmasına gerek olmayan fakat oldukça önemli olan işlerinizi ertelememek için listenin bu kategorisine koyabilirsiniz. Ve son olarak önemli ve aciliyeti olmayan işlerinize zaman ayırmamak için listenin kategorisine koyarak, zamanınızı başka işlere ayırabilirsiniz. Görevlerin ne olduğu listelenip öncelikleri belirlendikten sonra bu işlerin ne kadar zamanda yapılacağını düşünmek gerekmektedir. Tahmin ettiğiniz zamana ek ara süreler vererek yaptığınız işin verimli olmasını da sağlayabilirsiniz.
Pomodoro Tekniği
Bunun yanı sıra Pomodoro isimli zaman yönetimi tekniğine göre zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlayarak başlayabilirsiniz. 25 dakika çalışmanın ardından 5 dakika mola verilmektedir. Ve geçen 30 dakikalık süre 1 Pomodoro olarak ifade edilmektedir. Arka arkaya 4 Pomodoro yapılır ve 20 dakikalık ara verilir. Bu şekilde zaman dilimleri ayarlayarak işlerinizi daha planlı bir şekilde halledebilirsiniz.
Kanban Tekniği
Bu iki tekniğin yanı sıra Japonların kullandığı Kanban Tekniği de oldukça yaygın olarak kullanılmaktadır. Kanban Tekniği 3 aşamadan oluşmaktadır;
- İlk aşamada yapılacaklar belirlenir ve altına yazılır.
- İkinci aşamada yapıyor olduklarım başlığı yazılır ve altına yapılacaklar yazılır. Bu başlık altına en fazla üç iş yazılması tavsiye edilmektedir.
- Son aşamada ise yapıyor olduklarım başlığı yeniden yazılır ve altına bitirilmiş işlerin yazılmasıyla kişinin motivasyonu da tamamlanır.
